「事務代行サービス」の業務内容と選び方 使いたい業者は？

事務代行ってどんな業務をしてくれるの？

事務代行を利用すれば便利なのは知っているけど「どんなことをしてくれるの？」と悩んでいる方も多いようです。
そんな方のために、まずは事務代行サービスの業務内容についてご紹介します。

書類の入力と情報整頓

• 営業先の部署や役職などの名刺管理
• 取引データの入力（取引上の数値をエクセルや管理画面に入力）
• 文章作成（社内での回覧文や取引で使用する文言）
• 企業名簿の管理と作成
• 経費計算と見積もりの作成
• プレゼンテーション用の資料作成
• アンケート調査の回収と結果入力

管理業務一式

• 業務に必要な備品管理
• 商品発注の代行
• 在庫管理（ファイリングを含む）
• 役員のスケジュール調整
• 仕入れ代金の振り込み予約と確認
• 社員への給与手配
• イベント会場の予約とスタッフの配置

情報調査

• リサーチ業務全般
• 企業マーケティングに必要な市場調査

連絡業務

• メールの受信や返信業務
• 受電・架電代行
• イベント参加者へのお礼連絡
• 入金確認の連絡
• FacebookやWordPressによる情報更新
• ダイレクトメールの発送

事務代行サービス選び方のポイント

事務代行サービスを行っている業者はたくさんあります。
「使いたいけどどうやって選べばいいのか…」
そんな方に事務代行サービスを選ぶ際のポイントをご紹介します。

代行業者の実績を確認

事務代行サービスを利用する場合、過去の実績を確認しましょう。
どのくらいの規模の実績があるのかなどは重要です。

例えば、数多くの案件を処理してきた業者であれば、すでに多くの会社が利用しているという証拠です。
さらに、事務代行業者の母体がしっかりしていれば、トラブルが発生した時でも丁寧な対応を期待できます。
まとめとして、代行業者の実績を確認する時は以下の点に注目しましょう。

• 企業の運営年数
• 過去の実績件数
• 代行サービスを行っている母体の規模

明確な料金設定になっているか

事務代行サービスを利用する時にトラブルになり易いのが料金設定です。
安い金額で見積もりをしてもらったのに、実際には追加料金が発生して予定以上の額を支払うことになった事例もあるようです。
代行業者を選定する際は以下の点に注意しましょう。

• 明確な料金体系になっているか
• 追加料金が発生するか
• 口コミ検索で料金トラブルの事例がないか

事務代行サービス業者の多くは無料見積もりを行っています。
まずは依頼したい事務内容を伝えて、見積もりを取りましょう。
その際、どのような場合に追加料金が発生するのかなども確認しておけば、齟齬なく代行業務を利用できます。

業務を代行する人材クオリティ

代行業者の実績、料金をチェックしたなら、次は人材のクオリティを確認します。
実際に業務を行うのは人ですから、人材のクオリティが低ければ満足度は期待できません。
例えば、書類処理の代行を依頼したものの、納期が遅く、タイピングミスが多いと時間と費用を大幅にロスします。
事務代行サービス業者の人材のクオリティを見極めるには以下の点に注目しましょう。

• どのような社員研修が行われているか
• ケアレスミスが発生しないよう、どんな取り組みをしているか
• スタッフの採用率はどのくらいか

定期的な社員研修が実施されており、タイピングミスを防止するためのダブルチェックなどが徹底されているなら、安心して依頼できるでしょう。

アフターフォローの充実度合い

万全の体制を整えている代行業者であってもミスやトラブルは発生します。
もしもの時、どのようにアフターフォローをしてくれるかが重要なポイントです。
以下の点を確認しておきましょう。

• 入力ミス等があったときの対応
• 納期に間に合わなかった場合の対処方法
• 土・日・祝日も対応可能か

万が一のトラブルの時もアフターフォローがしっかりしていれば、最小限のダメージで済みます。
焦らず、時間をかけてチェックすることが後悔しない代行業者を選ぶポイントです。

外注管理について

外注管理の工数を考慮する

事務代行サービスを利用したとしても、代行業者を管理する必要があります。
外注管理の利点と問題点などをまとめた記事がありますので、こちらも合わせてご確認ください。
外注管理で困った時に知っておくべき４つの留意点

外注管理を外注するという選択

より戦略的な仕事をする時間を増やすために事務代行サービスを利用したはずが、外注管理に工数が割かれて、結局負担が多くなってしまうという結果になることがよくあります。

そのような場合には、「外注管理を外注する」という選択肢も考えてみましょう。

外注先の選定、発注、交代、引き継ぎ、チーム体制構築など、時間も負担もかかる業務をすべてサポートする「あとよろ」などの外注管理サービスを利用すると良いでしょう。

事務代行サービス 厳選6社紹介

HELP YOU

HELP YOUは優秀な人材を揃えている事務代行業者の一つで、社員として採用される確率は1％程度です。
正確でスピーディーにタスクをこなすことだけでなく、お客様の立場に立った視点で一つひとつの作業と向き合うように教育されています。

さらに、HELP YOUでは1社ごとに担当スタッフを配置しており、見積りの前段階、どのように代行を依頼したらいいのかなどの相談にも応じてくれます。
オンラインアシスタントサービス業者して知名度を上げており、事務代行業者を始めて利用するという人におすすめです。

HELP YOU

女性スタッフだけの便利屋

女性スタッフだけの便利屋は事務代行だけでなく、家事代行や生活相談、探偵業務までを行っています。
基本的には、依頼を受けた企業に出張してサービスを行なうスタイルになっており、チラシ配りやイベント時などのコンパニオンなども依頼できます。
料金設定は案件の場所や時間、代行内容よって変わるため見積り時に詳しく確認することが必要です。

女性スタッフだけの便利屋

オフィス エス・アイ・ビー

オフィス　エス・アイ・ビーは個人が運営する事務代行業者として全国で展開しています。
基本的には、個人事業主や小規模企業を対象としているようで、代行業務のスピードや注文数のキャパシティーには限りがありそうです。
会議用の資料作りやWeb管理などを得意としており、小規模の事務作業を依頼したい時におすすめです。

オフィス エス・アイ・ビー

I-STAFF

I-STAFFでは、優秀な人材による高品質な代行業務を売りにしており、メール返信業務やチケット手配などを代行しています。
さらに、オフライン業務にも対応しておりハガキの発送やファイリングなども対応可能です。

I-STAFFの採用率は1%となっており、事務代行スタッフとしてスキルが認められた人材のみが作業を行ないます。
品質の高さに絶対の自信を持っており、依頼者が満足できなかった場合は全額返金保証を実施しています。
プロフェッショナルな仕事を依頼したい人にお勧めです。

i-STAFF

フジ子さん

事務代行サービス業者の中でも、コストパフォーマンス優れているのがフジ子さんです。
事務代行サービスでは、平均10万円程度の費用が見込まれますが、フジ子さんは月額4万円台から利用できます。
利用プランは気軽に変更することができ、忙しい月は30時間。暇な時は10時間程度、など臨機応変な利用が可能です。
実際、利用者のリピーター率は90％程度となっており、多くの顧客から支持されていることが伺えます。低料金でありながらスピード感にも定評があり、急いで業務を終わらせたい時などに利用できます。

フジ子さん

For your Business

Radiceが運営するFor your Businessは100社以上との取引実績があり、信頼できる事務代行業者として知られています。
専任のアシスタントマネージャーが見積もりから代行作業までを監督しており、ケアレスミスが入り込まないようにします。
多種多様な業務を依頼することができるので、委託内容別に業者を分ける必要がありません。
契約期間による縛りがなく、月ごとにプランを変更できるのも大きな特徴です。

For your Business

事務代行サービス比較｜価格で選ぶ

月額料金の平均は5万～10万円程度

事務代行サービスの価格設定はサービス内容や料金プランによって異なりますが、月額5万～10万円程度が相場でしょう。
多種多様な業種に対応していたり、専門性の高い業務の場合、平均価格も高くなります。
事務代行サービスのスタッフは迅速に作業をこなしてくれるので、アルバイトに時給を払うことを考えるとプロフェッショナルに依頼した方がトータル的に安くなる場合もあります。

時給換算では1,500円～2,300円程度

事務代行サービスを時給換算した場合、1,500円～2,300円程度で請け負ってくれる業者が多いようです。
メール送信や郵便物の取り扱いなど、難易度の低いものは1,500円程度。
税の申告書や複雑な書類作成の場合は2,000円程度になるでしょう。

事務代行サービス比較｜スピード

難易度の低いものは数日程度の納期

事務代行サービスを依頼した場合、どのくらいのスピード感で対応してくれるのでしょうか？
会議用の資料作成など難易度の低いものであれば数日で対応可能ですし、膨大な量の経費計算などは数週間かかることもあります。
そのため、見積もりの時にしっかりと確認することが必要です。

事務代行サービス比較｜品質で選ぶ

納期遵守

事務代行サービスを利用するなら当然、納期は守ってもらわなければいけません。
特に、経理上の処理を依頼する場合、納期に送れると年度末に間に合わず、会社の経営に影響を与える可能性もあります。
絶対に納期を守ってほしい案件を依頼する時には、ある程度のスタッフ数を抱えている業者を利用した方がいいでしょう。

正確性

チラシ配りや郵便物の郵送などはさほど正確性を必要としませんが、経費計算や請求書などの作成にミスは許されません。
タイピングミスがあると再確認の時間が取られるだけでなく、取引先にも迷惑が掛かります。
重要情報の取り扱いを依頼する際は、代行業者の専門性や在籍スタッフの質を確認しましょう。
経理上のデータ入力などを依頼する場合、税理士や公認会計士が在籍しているかどうかを判断基準にするのもいいでしょう。

事務代行サービスまとめ

今回は事務代行業者のサービス内容や業者の選び方とおすすめ業者をご紹介しました。
業者によって対応可能なサービスは異なりますが、基本的には以下の事務作業を依頼できます。

• 書類の入力と情報整頓
• 管理業務一式
• 情報調査
• 連絡業務

また、任せてよかったと満足するためには、代行業者を焦らず慎重に選ぶことが必要です。
以下の点をしっかりと確認しましょう。

• 代行業者の実績
• 料金体系
• スタッフのクオリティ
• アフターフォローの充実度

事務代行サービスを行っている業者はたくさんあります。
価格やスピード感、品質を入念にチェックすることで後悔しない業者を見つけることができます。
また事務代行の外注管理自体も外注化したい場合は、事務代行担当の選定、発注、交代、引き継ぎ、チーム体制構築など、時間も負担もかかる業務をすべてサポートする「あとよろ」などの外注管理サービスを利用すると良いでしょう。