勝亦です。
こんにちは。
仕組みには、
二つの考え方があると思っています。
「作るもの」と、
「育てるもの」です。
どちらで考えるかで、
仕組み化の進み方が
ずいぶん変わってくる。
仕組みづくりを見ていると、
そう感じる場面が少なくありません。
Table of Contents
「作る仕組み」と「育てる仕組み」
「作る仕組み」は、
最初にしっかり作り込んで、
あとはその通りに回すもの。
「育てる仕組み」は、
最初は小さく、粗く始めて、
回しながら良くしていくもの。
仕組みと聞くと、
つい「作るもの」として考えがちです。
だから、
「ちゃんと作る時間ができたら」
と、後回しになりやすい。
でも、
時間ができるのを待っている間、
仕組みは進みません。
止めているのは時間よりも
「最初に作り込まなければ」という
考え方の方にあると思います。
せっかく作った手順書が、使われないのはなぜでしょう
何か月もかけて作った手順書が、
誰にも使われないし、見られない。
そんなこと、
心当たりはありませんか。
作り込んだ仕組みは、
作った人の頭の中で完結しています。
実際に使う人が、
どこで迷うのか。
何が抜けているのか。
それは、
回してみるまで見えてきません。
見えない所まで先回りして作ると、
使う人には重く、
変えるにも手間がかかる。
結果として、
使われない仕組みが一つ増える。
そうなりがちです。
仕組みは、詰まった所から良くなっていく
育てる仕組みは、
順番が逆です。
まず、
今のやり方を、
引き継ぐ人に話して見せる。
そして手順書は、
引き継ぐ側に作ってもらう。
作る人が、使う人でもあるので、
迷う所が、
そのまま書き込まれていきます。
それでも、やってみると、
たいてい、どこかで詰まります。
「この場合は、どうすれば？」
「ここは、何を見て判断する？」
その詰まった所を、
一つずつ足していく。
仕組みは、最初の出来より、
回した回数で良くなっていく
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
ということです。
改善して、
数字で確かめて、
標準にする。
その繰り返しで、
仕組みは磨かれていきます。
手を入れ続けるのが、経営者の役目
では、
経営者は何をすればいいのか。
一人で仕組みを作り込むことではなく、
回っている仕組みに、
手を入れ続けることだと思います。
詰まったという報告を聞いて、
基準を一つ足す。
数字を見て、
順番を一つ入れ替える。
作業そのものは手放しながら、
仕組みの「育ち方」だけを見ていく。
最初は経営者が担い、
やがてチームに渡していける仕事です。
仕組みが育つほど、
作業に取られていた時間が戻り、
エグゼタイムに使える時間が
増えていきます。
「自分しか知らない」業務から、育て始める
育てる仕組みは、
一度に全部を始めないのがコツです。
いくつも同時に進めると、
どれも途中で止まりやすいからです。
最初の一つは、
こんな順番で選んでみてください。
1. 毎日か毎週、決まって発生する業務を挙げる
2. その中で「自分しか知らない」ものを一つ選ぶ
3. やり方を15分だけ話し、引き継ぐ人に書いてもらう
箇条書きのまま、
粗いままで構いません。
そこから、
育て始めればいいのではないかと思います。
仕組みを「作る」から「育てる」に
切り替えたい方は
こちらから。
→ https://exesupport.com/clp/switch-sch/
勝亦
