イベント・セミナー事務局代行へ依頼する際の3つのポイント

イベント・セミナー事務局代行とは

「イベントやセミナーを開催したいがやり方がわからない」「開催時に人手不足で雑務に追われてしまう」などの問題がある場合、イベント・セミナー事務局代行に依頼することで、その課題を解決できることがあります。

イベント・セミナー事務局代行を活用すると、雑務を減らして本業に専念できたり、専門的な事務局運営によりスムーズに開催できるといった利点があります。

ここでは、イベント・セミナー事務局代行を活用すると、どんな業務を依頼できるのかを取り上げます。

業務1：事前準備（告知物制作等）

イベント・セミナー事務局代行に依頼できる業務の１つ目は、告知物の制作などの事前準備です。

開催する際、ランディングページを作ったり、ダイレクトメールや招待状で告知したりすることが多いですが、その告知物の制作には、企画・デザイン・WEB制作・印刷・発送など様々な工程が発生します。

特にデザインやWEB制作の部分では専門的な知識が必要になってきます。

それぞれの制作について工程管理を行っていると、煩雑になってしまい本業を圧迫されてしまうことがよくあります。

イベント・セミナー事務局代行に制作過程を一括で依頼することで、全て任せることが可能です。

業務2：顧客対応（問い合わせ対応、応募管理）

２つ目としては、顧客からの問い合わせ対応や応募管理があります。

イベントやセミナーを告知すると、様々な問い合わせがきたり、参加申し込みの連絡があったりと、顧客とのやり取りが多数発生します。

メールや電話などでの問い合わせに対して、一つひとつは小さく感じても対応していると意外と時間がかかってしまいます。

また、申し込み方法もメールや電話だけでなく、紙面やWEBを使った方法など多岐に渡ることがあり、その申し込み管理も煩雑です。

こうした顧客対応も、イベント・セミナー事務局代行に依頼することが可能です。

業務3：入金管理（入金管理、請求書/領収書発行）

３つ目としては、入金に関わる管理を依頼することができます。

イベントやセミナーの参加費用や物販をする場合は売上金など、金銭にまつわる管理も発生します。

参加者からの参加費用の入金を確認し、照合したり、必要に応じて受講票、請求書や領収書といった帳票の発行も発生します。

イベント・セミナー事務局代行では、経理としてそのような入金管理もまるごと依頼することが可能です。

イベント・セミナー事務局代行のポイント1：対応可能な業務範囲

ここから、イベント・セミナー事務局代行に業務を依頼する際のポイントを３つ取り上げていきます。

まず１つ目は、運営で必要となる業務をどこまで対応できるかという業務の範囲についてです。

イベントやセミナーの運営では、企画や集客、運営のための事前準備、当日の開催、開催後のアフターフォローなど様々な業務範囲があります。

例えば、告知物をデザイン会社へ別途依頼するなどのように、もし依頼したイベント・セミナー事務局代行でカバーできない範囲があったら、結局その分の管理も追加で必要になってしまいます。

そのイベント・セミナー事務局代行が、どこまで対応可能なのかということに注意しましょう。

企画や集客はどうする？

イベントやセミナーを開催したいと思った時、まず最初にやらなくてはならないのは「企画」です。

どんな目的でどんな内容のイベント・セミナーを行うのか、といった構成についてだけでなく、開催時期、予算、規模感、場所など、検討しなければならない項目が多数あります。

そして、企画が出来上がったら、「集客」をしていきます。

どのようなターゲット向けに、どのようなツールを使って告知し、集客していくのか、ということも企画し、実行していかなくてはなりません。

このような企画や集客に関わる部分も、イベント・セミナー事務局代行に頼めるのかを確認しましょう。

運営で必要なこれだけの準備

次に、業務フローやスケジュール、運営マニュアルを定めて、イベントやセミナー運営のための準備を行っていきます。

実際の準備の詳細は内容によって異なりますが、代表的なものとしては、ランディングページやWEBサイトの制作、チラシやダイレクトメール等告知物の制作、会場手配や機材・備品の手配、顧客対応、参加者リスト作成、配布資料等の印刷、帳票の発行などがあります。

また、開催当日も参加者の受付や会場内の誘導、講師アテンド、進行管理などの業務があります。

これら全てを、スケジュールや運用マニュアルに沿って進めていきます。

イベント・セミナー事務局代行がどこまでの業務をカバーしているのかチェックしましょう。

開催後の振り返りレポート

最後に、開催した後のアフターフォローもあります。

参加者にいただいた名刺データを入力したり、集めたアンケートを集計して開催後の振り返りレポートを制作します。

また、参加者や講師へのお礼メールなどアフターフォローも必要です。

どのようなアフターフォローが入っているかも確認しましょう。

イベント・セミナー事務局代行のポイント２：実績

イベント・セミナー事務局代行に依頼する際のポイント２つ目は、どんな実績があるかということです。

一口にイベント・セミナーと言っても、規模感や内容に応じて様々なものがあります。

あなたが開催したいと思っているものと同じような内容のサポート実績があるかどうか、しっかり確認しましょう。

また、開催したい内容を伝え、その要望に応えてくれるのかということや代行のためのコストもミスマッチを防ぐためには重要です。

ここではイベント・セミナー事務局代行の実績について取り上げます。

経験：過去関わったイベント・セミナーの種類（対応の幅）

イベント・セミナー事務局代行に依頼する際、その事務局代行が過去どのようなイベントやセミナーに関わったのかという実績や、どのようなものに対応できるのかといった対応の幅を確認しましょう。

イベント・セミナーと一括りに言ってもプロモーションのためのもの、学会や行政関係のもの、講演会や企業研修など様々なものがあります。

イベント・セミナー事務局代行にも、様々なジャンルに対応ができたり実績があったりする業者もあれば、特定のジャンルに特化している業者もあります。

あなたが開催しようと思っている内容がどのようなものなのか、そしてどのような業務を依頼したいのかということをもとに、イベント・セミナー事務局代行を選定していくことがポイントです。

ヒアリング：要望に応じた対応が可能かどうか

イベント・セミナー事務局代行ではヒアリングも重要です。

どんなものを開催するのかという内容に関わることだけでなく、どんな業務や準備が必要なのか、あなたがどんなサポートを求めているのか、ということをヒアリングし、ソリューションを提案してくれるイベント・セミナー事務局代行が良いでしょう。

プロである業者に依頼するのは、あなたの業務負担を減らすためだけでなく、プロならではの視点を基に、あなたの要望に合った企画や運営をするためでもあります。

定型化された業務フローの元に運営を進めていく事務局代行ではなく、あなたの要望に応じた対応が可能かを確認してみてください。

コスト：料金とマネジメントコスト

イベント・セミナー事務局代行に依頼する際、コストも大きな判断基準になるでしょう。

イベント・セミナー事務局代行では、どのような業務を依頼するのか、どこまで依頼するのかによって料金相場が大きく変わってきます。

必要な部分のみを切り出して依頼することもできますが、コストを下げるために告知物の制作はA社、顧客対応はB社、当日運営は自社で、などと複数にわたって運営を進めてしまうと、各業者間との連絡やマネジメントが発生してしまい、結局あなたが業務に追われてしまうということにもなりかねません。

運営に関わる業務は、ワンストップでマネジメントしてくれるイベント・セミナー事務局代行は一見コストがかかるように見えても、マネジメントコストをどのように捉えるかによってその費用感は変わっていきます。

イベント・セミナー事務局代行のポイント３：コミュニケーション

イベント・セミナー事務局代行に業務を依頼する際の３つ目のポイントは、どのようにコミュニケーションをとるかということです。

実際の運営では様々な業務が発生するため、それに伴ってコミュニケーションも頻繁になります。

それだけに、相手とどうコミュニケーションを取るか、どのような頻度でコミュニケーションを取るかは非常に重要なポイントです。

ここではイベント・セミナー事務局代行とのコミュニケーションについて取り上げます。

連絡手段：連絡手段はチャットなどが望ましい。

社内外での連絡手段として、どんなものを使っているでしょうか？一般的にはメールと電話が大きく占めていると思いますが、最近ではより気軽に連絡できるビジネスチャットも使われるようになってきました。

イベント・セミナー事務局代行との連絡手段には、チャットをお勧めします。

チャットとは、インターネット上でリアルタイムにコミュニケーションを取る仕組みで、ビジネスチャットとはこれを業務上の連絡手段として使うものです。

チャットのメリットは、冒頭の挨拶と締めの言葉を入れるなど相手方に失礼のないようにビジネス上のルールがあるメールと違い、手軽に短い文章で連絡を送ることができる点です。

チャットでは、要件から伝えることができるので、業務効率に役立ちます。

手軽さという点では電話もありますが、電話は相手の時間を奪ってしまうというデメリットがあります。

インターネットを利用し、お互いの業務を邪魔しないチャットはその点でも望ましい連絡手段となります。

運営の連絡で重要なことは、迅速に情報共有を行い、運営を進めていくことです。

1日に何度もコミュニケーションが発生することからも、必要な要件だけに特化したチャットは有効です。

連絡頻度：定例会議等の対応が可能か

次に、イベント・セミナー事務局代行との連絡頻度についてです。

もちろん、業務に関わる連絡については先述の通り、チャットなどを使ってできるだけ迅速に共有していくことが重要です。

さらに、全体的なスケジュールの確認や、タスクの確認などのために定例会議を行うと、より正確なコミュニケーションをはかることができます。

運営のための目の前の業務を追っていると、全体的な視点が弱くなってしまいがちです。

定期的に会議を設定して、イベント・セミナー事務局代行との視点のすり合わせを行いましょう。

イベント・セミナー事務局代行によっては、コミュニケーションが問合せベースであったりと定例会議が設定されていないこともあるかもしれません。

定例会議等の対応が可能なのかも、ぜひ確認してほしいポイントです。

実績豊富なイベント・セミナー事務局代行

以上、ご説明してきました通り、イベントやセミナーの事務局代行は、ただ事務局業務を行う人材が提供されれば良いわけではありません。

どのような進め方が効率的なのか？どのようなツールを使えば作業漏れがなくなるのか？運営の仕方をよく理解し、積極的に提案してくれる実績豊富な会社へ依頼すると良いでしょう。

在宅外注化支援サービス「あとよろ」では、イベント・セミナー事務局代行の豊富な知識と体制でサポートしていますのでご相談してみてください。