あなたの会社のマニュアルは使えるものになっていますか？
在宅外注化支援サービスあとよろ( https://atoyoro.jp/ )ではあとよろ内で業務マニュアルの作成もサポートしますがたまに、すでにマニュアルがあるという話でそれを引き継いで作業をすることがあります。
すると、まったく使い物にならないマニュアルであると気づくことがあります。
内容的に古かったりそもそも作った人にしかわからないレベルのものだったり。
「これ、マニュアル見て作業してないですよね？」
というものが結構多いです。
マニュアルは運用し続けてこそ意味がある
マニュアルは作って終わりの意識になりがちですがあくまでも運用してナンボです。
マニュアルを作ることだけを目的にしている会社はないとは思いますが、実際は運用されていない・・・という状態が多いのではないでしょうか？
せっかく作ったマニュアルですのでしっかりと活用したいですよね？
では、常に最新の状態にして
「使えるマニュアル」にしておくには
どうすればいいでしょうか？
それは
「誰がそのマニュアルの責任を持つか？」
を決めておくといいでしょう。
マニュアルに責任を持つ人とは？
マニュアルは作った人が責任を持つのではなくその作業をしている人が責任を持つことをオススメします。
そしてその作業を引き継いだとしたならばその引き継いだ先の人が責任を持ちます。
つまり責任を持つのは、常に「現担当者」ということですね。
常に、現担当がやっている最新の作業手順がマニュアルに反映されているかどうか？
そこに責任を持って改善をしてもらう役割を持たせましょう。
しかも大事なことは
自分以外の人が見てもわかる書き方になっているか？
が「使えるマニュアル」の要素でもありますので第三者視点でのチェックも可能でしたらしておくといいと思います。
簡単な業務でも定期的にチェックする
また、業務が簡単なものであったり業務に慣れて来た状態になると一切マニュアルを見なくなりますのでいつのまにか違うやり方が入りやすくなります。
その場合、作業頻度にもよりますが週に１回、２週に１回、１ヶ月に１回など、、、
定期的に「マニュアルを見て作業」をするようにチェックリストを作って徹底しましょう。
理想的には、引き継ぎ無しでそのマニュアルを見るだけで作業ができる状態を目指したいところですが、そこまでいかなくても、
- 誰が見てもわかりやすい内容
- 最新の状態が反映されている
の２つが維持されているマニュアルを目指してください。
