勝亦です。
こんにちは。
「それ、私にしかできないんです」
あなたも、そんな言葉を
聞いたことがあるかもしれません。
もしかしたら、
自分が言っていたかもしれませんね。
でも、それって
本当に誇れることなのでしょうか？
「特別な仕事」に潜む落とし穴
これまで多くの現場を見てきましたが、
「属人化」の壁にぶつかって
苦しんでいる方は本当に多いです。
一人しかわからない業務。
ファイルの場所すら
その人に聞かないとわからない状態。
一見、その人が頼りになるように見えて
実は組織全体の動きを止めてしまう
大きなリスクになっているんです。
しかもそのことに、
当の本人も気づいていないことが多い。
属人化がもたらすリスク
では、なぜ属人化が危険なのか？
大きく分けると、次のような問題があります。
・休まれると仕事が止まる
・他の人が関われない
・評価の判断ができなくなる
例えば、急に休んだり、
退職してしまったらどうなるでしょう？
仕事がストップし、
引き継ぎもできずに現場が混乱します。
また、周りの人がその業務に
関わりにくくなることで、
非効率なやり方がそのまま残ります。
一番怖いのは、
「この人の言うことは絶対」
みたいな状態になること。
本当は改善の余地があるのに、
誰も指摘できなくなってしまいます。
属人化を脱却する第一歩
では、どうすればいいのでしょうか？
まずは「業務の見える化」です。
紙でもスプレッドシートでもOKです。
・何をしているのか？
・どんな順番で進めているのか？
・使っているファイルやシステムは？
・どのくらい時間がかかっているのか？
これを棚卸しするだけでも
「意外と整理できそうだな」
という気づきが生まれてきます。
いきなり標準化しようとせず、
まずは”言語化・見える化”をすること。
それが、すべての土台になります。
「あなたがやった方が安心」な仕事に変える
標準化というと、
「誰でもできるようにする」
というイメージが強いですが、
目指したいのは
「誰でもできるけれど、
あなたがやるともっと安心」
という状態です。
あなただからこそできる、
そんなプラスアルファの部分は
大切に残していいんです。
でも、それは
土台がしっかり標準化されていてこそ
活きてくるものです。
まずは、自分の仕事から見直してみてください
・属人化している業務はありませんか？
・自分しかわからない作業を抱えていませんか？
・急に休んでも仕事が回る状態になっていますか？
そうでないなら、
今が見直しのチャンスかもしれません。
あなたが本当に集中すべき仕事、
つまり「エグゼタイム」をつくるためにも
業務の見える化は欠かせません。
「どこから手をつけたらいいかわからない…」
そんな方には、個別でのアドバイスも可能です。
取り組んでみたい方は
こちらからご相談ください。
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安心して任せられる仕組みをつくって
あなた自身の時間とエネルギーを
もっと大切に使いましょう。
勝亦
