2019/09/20

仕組み化にとって大事なスキルとは?

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仕組み化にとって大事なスキル

僕が10年以上言い続けているフレーズがあります。

それは「細分化は力だ」ということです。

ものごとを細分化すると、

・思考エネルギーを節約できる
・行動スピードが上がる

ということに加えて

・行動のイメージが具体的にしやすくなる

というメリットがありますので、その結果

・仕事力が上がり結果が出やすい

という状態になります。

まさに細分化は力だと思います。

これは仕組み経営構築にも重要なスキルで、細分化力が高まれば、作業を細分化できて精度の高いマニュアルを作れるし、人への説明もとてもわかりやすく伝えることができます。

また、人に任せられないと思っていた仕事が、細分化により任せられることに気づくことができます。

ですので、大きな塊になりがちな、発想や行動、タスクは常に細分化をするように心がけてみてください。

細分化のテクニック

細分化にはいくつかのテクニックがありますのでご紹介しましょう。

細分化のテクニック 時系列

1つ目は「時系列」です。

例えば、
「●●の企画書を作る」
というタスクがあったとしましょう。

この企画書作りの内容を細かく時系列に考えていただくこともそうですが、その前に、その前後で時系列で何をするのか?と考え類ことも細分化になります。

その前後になにをするか?

・企画のブレストをする
・企画を整理する
・企画を決定する
・企画書を作る
・企画書の確認依頼をする
・企画書の修正をする
・企画書を提出する

みたいに、大きく時系列で書き出すことも細分化の1つです。

その上で
・企画書を作る
ということ自体を
・企画書の項目を書き出す
・企画書の叩き台を書く
・企画書のタイトルを決める
などのように、さらに細分化してみるといいでしょう。

このように一連の手順を時間軸を考えて細分化してみると
1つ1つの目的がより具体的になりイメージしやすくなります。

細分化のテクニック 5W1H

細分化のテクニック2つ目は「5W1H」です。

これは必ずしも5W1Hがすべてマッチする質問になるとは限りませんが

例えば

・会議を開催

というタスクがあったとしましょう。

Who:誰が
Q.誰が開催するのか?
→それは、僕だ。僕から開催通知を出さないと
→タスク「開催通知を出す」

What:何を
Q.会議のテーマはなにか?
→他になにかテーマとして取り上げたほうがいいかな?
→タスク「会議テーマ検討」

When:いつ?
Q.いつ会議を開催するのか?
→みんなのスケジュールを確認して調整した方がいいな
→タスク「参加者のスケジュール調整」

Where:どこで?
Q.会議はどこでやるの?
→第三会議室でやるけど、施設予約が必要だよな。
Zoomでやるので、事前リンクを発行しなきゃ
→タスク「会議室予約」「Zoomリンク発行」

Why:なぜ?
Q.なぜ会議を開催するの?
→来月スタートしたい事業の方向性をこの会議で確定したい
→タスク「説明資料の準備」

How:どのように?
Q.どのように会議を進行するのか?
→僕がファシリテーターで、スタッフにプロジェクターで資料を説明させる
→タスク「プロジェクターとスクリーンの準備」「延長コード準備」

上記はわかりやすい事例として「会議開催」にしましたが、会議とかは通常、準備物とか設備とかはわかっていると思うので、上記のようにその場の思いつきでタスクを増やすということはあまりないかもしれませんが、新しく取り組むことなどはこのような5W1Hの質問をフックとして、やるべきことを細分化してみると良いと思います。

それを同時にチェックリスト化、マニュアル化すれば、仕組みを作りやすくなります。

最後にもう1つ、細分化テクニックをご紹介します。

細分化のテクニック 関係者

3つ目は「関係者」です。

これはシンプルなのですが、上記の「企画書作成」でも「会議開催」でもそうですが、自分一人で完結するものではない仕事は「関係者は誰がいるか?」という観点から考えて、細分化していくというのも1つのパターンです。

例えば
・企画書作成
だとしたら

Q.誰に提出する?
→タスク「Aさんに企画書を提出」

Q.その前に誰にチェックしてもらう?
→タスク「Bさんにチェック依頼」

・会議を開催
ならば

Q.参加者は?

Q.書記はだれ?

という質問で、関係者を考えて書き出せますよね。

関係者が出てくると、何かしらの依頼事項、伝達事項、確認事項が見えてきますので、To Doとして、行動として洗い出すことができると思います。

そうすると、このタスクを完了するまでのTodoがどんどん増えていきますので、これも細分化なんですね。

以上、細分化のテクニックについて説明しましたがいかがでしたでしょうか?

細分化のレベルとしたら、「考えなくてもそれを見ただけで行動ができてしまうレベル」までいけたら、仕事スピード、行動スピードのアップもそうですが、精度の高い仕組化ができやすくなります。

そうなるとまさに「細分化は力だ」ということを実感できると思います。

ぜひ、日常から意識して「あ、これもっと細分化できるな」と思ったら細分化してみてください。

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