エグゼサポート勝亦です。
仕組み化のサポートをしていると、
お客様はたいてい大きな勘違い状態からスタートします。
何を勘違いしているかと言うと
「仕組み化とはマニュアル化だ」
ということです。
もちろん、アウトプット・成果物としては
マニュアルやチェックリストなどができるわけですが
「仕組み化」イコール「マニュアル化」と直結で考えると、
結果的に成果の出ない仕組みになります。
では仕組み化とは何でしょうか？
仕組み化とは何か？
先に結論をお伝えすると仕組み化とは
「文化作りと、成果の出るプロセス作り」
です。
文化作りというのは、
社風作りと言い換えてもいいのですが
具体的に言いますと、
価値観とそれに沿った行動の共有を意味します。
価値観と、それに沿った行動というのは
「あなたらしさ」
「自社らしさ」
が滲み出たものになります。
この価値観と、それに沿った行動が全員で共有できると
お客様は、誰が対応してくれても、いつでも同じように
接してくれるよね。と感じてくれるようになるのですね。
極論、もしそのシーンにマニュアルがなかったとしても
誰もが同じように対応することができる状況になります。
もう１つの「成果の出るプロセス作り」については
もし現在、その業務において満足できる結果が出ていない、
もしくは目標となる数値が達成されていないのだとしたら
今やっているやり方（業務プロセス）は
成果が出せないプロセスと考えることができます。
ですので、それを「成果の出るプロセス」にする。
これが仕組みづくりの考え方にとって
とても重要です。
なぜならば
仕組みづくり＝マニュアル化
と直結で考えた場合は、成果が出ていなくても
現在の業務プロセスや手順をマニュアル化するだけで
仕組み化できた！と考えてしまいますが
仕組み化は、成果の出るプロセス作りとわかっていれば
今の業務が成果が出ていないならば、
それをいくらマニュアル化したとしても
仕組み化できた！とは思わないからです。
もう一度、仕組み化とは何か？
仕組み化とは、文化作りと、成果の出るプロセス作り
と言いました。
それはもっと言うと
良い習慣づくりですし、
習慣ですので、社員・スタッフが
頑張らなくても良い結果が出てしまう方法です。
ただマニュアルを作れば良いと考えずに
正しい理解で仕組みを作ってみてください。
勝亦
