2019/08/12

まずは火を消そう!

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まずは仕事の火消しから

仕組み化をしたいな、、、と考えてはいるけれど、目の前の状況が

・仕事が忙しくなると、自分の時間がなくなる
・人が急にやめると、代わりがいないので困ってしまう
・必要な資料がどこにあるのかわからない
・会社のお金の流れが把握できていないので、超どんぶり勘定

など、今の状況が火を噴いている状態の人は結構多いのではないでしょうか?

仕組み化のレベルには以下の0〜5がありますが、大きく分けると「3つのステップ」に分けることができます。

仕組み化レベル

ステップ1:レベル0,1から2に上がる段階

仕組み化の第一歩はここです。

ポイントは「目の前の火を消すこと」

つまり、既存ビジネスで問題が起きないように整えることからです。

色々なことを整える必要があると思いますが、僕がおすすめする「整えるべき3つのこと」をご紹介します。

1.業務の流れを整える

これはわかりやすいですよね。
基本的な業務をマニュアル化したりして、火が出ないようにする。
問題が起きないようにやり方を変えたり、人が交代しても支障がでないように整えます。

2.お金の流れを整える

なるべくリアルタイムに把握できるのが理想ですが、少なくとも月次決算をして毎月の収支とキャッシュフローを把握できるように整える必要があります。
戦略的に使えるお金を把握して、コントロールできるようにしておきましょう。

3.作業環境を整える

机の上は綺麗でしょうか?
今の業務に関するものだけになっているでしょうか?
同様に、本棚の整理、書類棚の整理など事務所内の整理をして、書類や物を探す無駄な時間を取らないように整えましょう。

その他には、「心を整える(自分の夢、目標、会社のビジョンなど)」も大事(本当は真っ先にこれが大事と言いたいのはやまやま)なのですが、それは少し後にしてまずは目の前の火を消すこと、そして火を噴かないようにすることが先決、第一歩だと考えてください。

この最初の一歩には少し時間がかかるかもしれませんが、ここを整えないと、レバレッジをかけた後に大変になってきます(むしろレバレッジをかけてしまうと収集がつかなくなる)ので、しっかりと取り組みましょう。

仕組みの階段

ステップ2とステップ3

その後

ステップ2は、レベル2から3に上がる段階となり、ここでは「成長への仕組み」に取り組みます。
レバレッジをかけて成長を目指してもビジネスが壊れないように仕組みになったら、意図的に成長を目指していく段階です。

そしてステップ3は、レベル3から4に上がる段階となり、「ビジネスから自由になる仕組み」を作ります。
戦略的業務が仕組み化されて、自分がビジネスに関わらなくても、自己成長していく組織を作ります。

ちなみに、最後のレベル5(ワールドクラスカンパニー)にいくかどうかは選択肢ですが、ここでは改善のループを回して自社WAYを確立する段階になりますので、ほぼレベル4でいったん仕組み化は完成という認識で良いでしょう。

上記、3つのステップを簡単にご紹介しましたが、なんと言っても大事なのはステップ1です。

いきなり集客の仕組みを一生懸命やる方がいますが、後で困らないように「火を噴かないように整えてから、仕組みを使って成長をしていく」という順番を意識してみてください。

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