こんにちは！
エグゼサポート事務局の廣木です。
最近は海外の出張も多くなり
韓国・ベトナム・マレーシアなどに行っております。
国内とはまた違うビジネス文化や
国・人を見ているといろいろな発見があり、
それが僕自身にもいい刺激を与えてくれているなと感じます。
ただ、そんな中で課題となってきたのは
「多重化した業務をいかに効率よくこなすか。」
どうしてもタスクが増えることで
自分自身のＣＰＵが限界を迎えて何かがおろそかに
なってしまう傾向があります。
こうなるとせっかく取り掛かった案件も
うまくいかなくなってしまう。
そんな経験を過去にしたからこそ改めて
マルチタスクの重要性を考えるようになりました。
あなたはそんな経験ありませんか？
一人で多くをこなす中で
マルチタスクへの理解や重要性を
少しでもお伝え出来たらと思います。
そもそもマルチタスクって？
あなたはご存じかと思いますが、
意識してもらうためにお話させていただこうと思います。
マルチタスクとは短時間で切り替えながら、
複数の作業を行なっていくこと
ビジネスシーンでは特に意識をせずに
使っている方も多いと思います。
例えば電話を受けながら、
メールの処理をする、
会議中に議論に参加しながら議事録を作成するなど、
2つ以上の作業を行っていればそれはマルチタスクですよね。
＊同時進行で複数のプロジェクトをこなしていく、
何かもマルチタスクに該当してきます。
マルチタスクのメリットは？
業務においてマルチタスクがもたらす
メリットは大きく２つだと思っています。
・全体像の把握
・同時進行で複数の案件を進められる
複数のプロジェクトを進めていく際に、
一方向の視野だけから計画を進めるのでなく
まったく別のプロジェクトであっても
その中の気づきやリサーチの部分が生かされる
なんてことも十分にあり得ます。
また、複数を同時進行で進められることで
シングルタスクでひとつづつこなしていくよりも
時間が有効的に活用できるので、
結果として突発的な対応にも柔軟に対応が出来たり
空いた時間で国や人・文化をみて
新たな発見をする時間に充てたりなんかもできると思います。
マルチタスクのデメリットは？
時間を有効的に活用できるマルチタスクですが、
メリットだけでなくもちろんデメリットもあります。
・生産性の低下
・キャパシティーオーバーしてしまう
先ほどメリットでお話したことを
覆すような内容ですが、
実際一つのことに集中した方が
生産性は上がると言われています。
またマルチタスクで複数を進めることで
脳には負荷がものすごくかかるので
よりキャパシティーオーバーを起こしやすかったりします。
これならシングルタスクのがいいのでは？
そう思った方も多いと思います。
僕もこの意見を否定するつもりもありません。
人には向き不向きがあり、
向いてないことを一生懸命やろうとすれば
それ自体が負担となり、ストレスになって
生産性が下がるのであればシングルタスクで
生産性を上げて取り組んでいただくのがベストだと思います。
マルチタスクができるようになる３つのコツ
ただ実際の業務に置き換えてみると
シングルタスクでこなしていくことは
少ないように感じます。
日々流動的に動く中で案件やプロジェクトが重なったり、
突発的なタスクが発生するケースも多々あると思います。
なので最後にマルチタスクができるようになるため
実践した３つのコツを
紹介させていただこうと思います。
１つ目
「シングルタスクをたくさん終わらせる」
という考え方。
マルチタスクとは言いつつも蓋を開けたら
シングルタスクがいくつもあるだけ、
まずはその手持ちのタスクを書き出してみてください。
その中で短期のタスクなのか？
それとも長期的なタスクなのか？
を可視化してそれぞれの優先度や重要度から
１週間ごとのタイムスケジュールを作成してみてください。
そうすることで同時進行ではありつつも
一つ一つをこなすというイメージで進められると思います。
２つ目
「それぞれのタスクを行う時間を区切る」
１つ目で書いたスケジュールを行う時間まで
具体的に作成してみてください。
この時できればすべて同じ時間で区切ることを
おすすめしますが、ただ案件の内容によって
かかる時間も違うのでそこはご自身で
スケジューリングしてみてください。
時間を決めて作業を行うことで
より効率よく作業ができると思います。
最後に
「関連する項目はなるべくまとめてこなす」
１つ目で書き出していただくと
内容やカテゴリーが重複する内容も
把握できていると思います。
できれば同じものは同じ時間軸でこなすことを
していただくとさらに効率化に繋がります。
いかがでしたか？
３つのコツはどれか一つをやってみるのではなく、
３つを同時に進めてみてください。
それぞれが連動することで
マルチタスクをおこなえる
スタートにはなれるかと思います。
多重業務を効率よくこなすことで
僕自身は多くの案件に携われるようになっただけでなく、
家族や友人との時間も作れるようになりました。
僕は業務効率化を行う一番のメリットが
ここだと感じています。
仕事は生活を豊かにして
人生を楽しくするためのあくまでも手段。
本来の目的を明確にすることで
そのために自分が何をしなければいけないのか？
どうしたらそうなれるのか？を考え
実践できるものだと思います。
またどこかで目的や手段についても
お話しできたらなと考えています。
次回もお楽しみに♪
